Archivierung von Daten – langfristig auf der sicheren Seite
Für den privaten Computerbesitzer stellt sich spätestens dann die Frage nach einer Archivierung seiner Daten, wenn unwiederbringliche Fotos, Videodateien oder wichtige Dokumente auf der internen Festplatte gespeichert sind. Man möchte sich die Fotos seiner Kinder schließlich auch noch in 30 Jahren ansehen können.
Im geschäftlichen Umfeld ist im Gegensatz dazu einer Archivierung von Firmen-Daten gesetzlich vorgeschrieben.
Herkömmliche Speichermedien können ohne Ankündigung von Fehlermeldungen oder Geräuschen ihre Tätigkeit einstellen & totalen Datenverlust bedeuten. Ebenso kann Malware den PC beschädigen, so dass Daten nicht mehr erreichbar sind.
Wohl dem, der im Falle eines solchen Problems durch kontinuierliche Datensicherungen oder durch archivierte Datenbestände auf den Status unmittelbar vor dem Festplattencrash mit Datenverlust zurück greifen kann.
Während ein tägliches Backup für eine zusätzliche kurz- und mittelfristige Sicherung (Kurzzeitarchivierung) verwendet wird, dient die (Langzeit-)Archivierung einer langfristige Speicherung auf einem externen Datenträger, der neben der internen PC-Festplatte vorhanden sein sollte.
Bei der elektronischen Archivierung im Business-Umfeld geht es im Gegensatz zu einem Backup darum, dass die Daten in verschiedenen Versionen und gegebenenfalls sogar auch revisionssicher (also unveränderbar & langfristig) abgespeichert werden können.
Die folgenden Grundlagen zur revisionssicheren elektronischen Archivierung stammen vom Verband Organisations- und Informationssysteme e. V.:
- Jedes Dokument muss nach Maßgabe der rechtlichen und organisationsinternen Anforderungen ordnungsgemäß aufbewahrt werden
- Die Archivierung hat vollständig zu erfolgen ? kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen
- Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren
- Jedes Dokument muss mit seinem Original übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden
- Jedes Dokument darf nur von entsprechend berechtigten Benutzern eingesehen werden
- Jedes Dokument muss in angemessener Zeit wiedergefunden und reproduziert werden können
- Jedes Dokument darf frühestens nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet, d.h. aus dem Archiv gelöscht werden
- Jede ändernde Aktion im elektronischen Archivsystem muss für Berechtigte nachvollziehbar protokolliert werden
- Das gesamte organisatorische und technische Verfahren der Archivierung kann von einem sachverständigen Dritten jederzeit geprüft werden
- Bei allen Migrationen und Änderungen am Archivsystem muss die Einhaltung aller zuvor aufgeführten Grundsätze sichergestellt sein
Auf externen Speichermedien werden Daten abgelegt, die man beispielsweise nicht zur täglichen Arbeit benötigt oder aber einer gesetzlich geregelten Aufbewahrungsfrist unterliegen, wie es z.B. bei Buchhaltungsunterlagen (6-10 Jahre) vorgeschrieben ist.
Die wichtigen täglichen Backups und Archivierungen muss in jedem Fall auf externen Datenträgern abgelegt werden, welche auch eine langjährige Haltbarkeit sichern. Bei der Datenarchivierung muss darüber hinaus gewährleistet werden, dass die Daten unveränderbar (& nicht überschreibbar) abgespeichert werden können.
Dabei sollte die vorherige Sicherung nicht überschrieben werden, sondern über einen bestimmten Zeitraum archiviert bleiben. Im Falle einer Rücksicherung kann man dann auf einen Pool an Daten verschiedener Zeiträume zurückgreifen.
Als ausreichend für eine Datenarchivierung erscheinen im Privatumfeld zum jetzigen Zeitpunkt externe Festplatten und USB-Sticks (mit Schreibschutz). DVDs sind, obwohl als robust angesehen, auf Grund unbekannter Alterungsqualitäten noch umstritten.
Im professionellem Umfeld muss jedoch die Unveränderbarkeit der Daten zu 100% gewährleistet werden, so dass spezielle Datenträger zum Einsatz kommen.
Diese speziell zu Zwecken der revisionssicheren Archivierung entwickelten Medien bezeichnet man mit dem Zusatz „WORM“ (Write Once, Read Multiple Times), z.B. CD-WORM, DVD-WORM und 5 1/4″ Worm.
Letztere sind, im Gegensatz zu CD & DVD, hinsichtlich langfristiger Archivierung deutlich besser gerüstet, da sie durch eine Cartridge vor Zerstörung der Datenträgeroberfläche besser geschützt sind. Die aktuellen Datenträgertypen (bis 60 GB) werden als UDO (Ultra Density Optical) Medien bezeichnet.
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